Buscar

TaskMeNot Blog

¡Recupera tu tiempo!

Categoría

Ideas TaskMeNot

Mejora tu productividad con la Técnica Pomodoro

La Técnica de Pomodoro, inventada en 1980 por Francesco Cirillo y que lleva por nombre “tomate” debido a que su creador utilizó un temporizador de cocina en forma de tomate,  permite dividir tu tiempo de forma sencilla y eficaz para realizar el máximo de tareas durante el día sin perder tiempo y tomando descanso para despejar la mente y relajarse. A continuación, te contamos todo lo que debes saber para comenzar a aplicar esta técnica en tu vida.

¿Cómo funciona la técnica de Pomodoro?

El proceso de esta técnica es sencillo, deberás dividir tu tiempo en bloques de 25, 5 y 15 minutos  de la siguiente manera: comenzarás trabajando durante 25 minutos corridos sin distracción alguna, este tiempo es el llamado Pomodoro. Una vez finalizado un Pomodoro, tendrás un descanso de 5 minutos, sin levantarte de tu lugar de trabajo, de esta forma evitas durar más tiempo de lo indicado. Luego de que realices una serie de 4 Pomodoros, lo que equivale a 100 minutos de trabajo, podrás tomar un descanso de 15 minutos y esta vez si puedes alejarte de tu lugar de trabajo. Recuerda cumplir con los descansos indicados, esta es la clave de la productividad, ya que logras mantener tu cerebro activo, pero sin agotarlo, culminando así la mayor cantidad de asignaciones  que tengas durante el día.

Consejos para lograr mejores resultados al aplicar la técnica

  • Ya que conoces la duración de un Pomodoro, haz un estimado de cuantos necesitas para culminar una actividad.
  • Luego de saber cuántos Pomodoros te tomara cada actividad, anota cuáles son las tareas que vas a realizar según el tiempo que dispongas para aplicar la técnica.
  • Aleja todas las distracciones externas que puedan hacer que pierdas tiempo de tu Pomodoro, en caso de que suceda recupera los minutos perdidos en tus descansos, pero sin omitirlos.
  • Cada vez que culmines con una tarea, dedica unos minutos para revisar tu trabajo.

Utiliza un Pomodoro inteligente

Aunque puedes utilizar un temporizador de cocina como lo hizo su creador, hoy en día existen aplicaciones especializadas para esta técnica que puedes obtener en tus dispositivos móviles. En caso de que no desees instalar un programa puedes utilizar la aplicación web  gratuita Marinara Timer, la cual te permitirá controlar de forma personalizada tus Pomodoros con las alarmas que te indican que es hora de tomar un descanso. También hay otras opciones sencillas como el Moosti, Focus Booster y  Tomato Timer, que tienen aplicaciones para Windows, Linux y OS X.

Otra opción más completa seria Team Viz, esta aplicación que puedes descargar también en tu móvil iOS o Android, te permite administrar tus tareas como un profesional ya que tendrás la posibilidad de ver las estadísticas de progreso. Si tienes Android te recomendamos It’s Pomodor Time y CleanFocus, ambas son muy fáciles de usar y son gratuitas. Y si usas iOS, puedes pagar por la aplicación Pomodoro Timer que tiene un valor de US$1.99 o si deseas una versión gratuita, también existe Flat Tomato.

¡Ya sabes qué puedes hacer para incrementar tus niveles de productividad, simplemente haciendo uso adecuado y equilibrado de tu valioso tiempo!

Anuncios

¡No voy a perder más mi tiempo!

Siempre tenemos en mente la pregunta de “¿Qué he de hacer para ser más eficaz y no tener la sensación de estar perdiendo el tiempo?”, así que nos pusimos a investigar y hemos encontrado una serie de consejos:

  1.  LO MÁS FÁCIL PRIMERO

Aunque se logra una mayor productividad cuando comenzamos por las tareas desagradables o difíciles, los psicólogos recomiendan que, si nos cuesta trabajo comenzar, comencemos por lo menos complicado.

Empezar se nos hace muy cuesta arriba, parece más difícil de lo que realmente es, pero la realidad es que una vez das el primer paso y lo superas tu cerebro toma una especie de impulso que le permite trabajar con mayor efectividad. Al realizar una lista de prioridades y de los pasos a seguir, tu cerebro se liberará de mucha presión.

  1. BURLA A TU CONCIENCIA

Engaña a tu cerebro de esta forma para que las tareas más difíciles sean menos aterradoras y, de esta forma, sentirse así más tranquilo:

En lugar de pensar “tengo que terminar tal tarea tan complicada”, piensa “debo enviar un correo”, y después “debo realizar la plantilla”. Así sucesivamente, paso a paso. Se trata de que no le repitas a tu cerebro la frase que revela la gran magnitud de la tarea a realizar, simplifícalo.

  1. SÉ COMPASIVO CONTIGO MISMO

Tal vez pienses que debes ser súper estricto contigo mismo. Pero la ciencia recomienda que te lo tomes con calma, que no te reprendas ni te martirices. Ser compasivo contigo te ayudará a aprovechar mejor el tiempo.

Date tregua, así tu cerebro registrará menos presión y podrá gestionar todo con más calma y eficiencia.

  1. TEN UNA BUENA RAZÓN

Siempre es más fácil realizar tareas que nos gustan, en las que confiamos y de las que estamos convencidos. Por eso, si te está costando trabajo comenzar, puedes dedicarle unos minutos a plantearte por qué vale la pena hacerlo, por qué es importante cumplir con ciertos propósitos. Convéncete.

La ciencia y muchos doctores recomiendan buscar un porqué más íntimo, eso genera una ambición personal que te ayuda y motiva para alcanzar ese objetivo.

Estos consejos nos parecen prácticos y aceptables, pero falta uno muy importante.

  1.  CONFIAR Y DELEGAR

Intentamos acarrear con todo, estar en todos los lados, y no utilizamos adecuadamente las herramientas que hoy en día tenemos.  Utiliza mejor el tiempo encontrando quien te puede ayudar y confía delegando esas tareas, así tendrás más tiempo para lo que es realmente importante.

Por último…Si deseas que salga todo bien, piensa en que todo saldrá bien, y todo saldrá bien.

Esperamos que pruebes estos consejos tan simples y te sirvan tanto como a nosotros. Ya nada podrá contigo, ¡a por ello!

La saturación por trabajo y como gestionarla

La saturación con su trabajo es algo que le suele pasar a mucha gente. Ésta puede ser causada por diversos motivos, como por ejemplo: haces muchas cosas al mismo tiempo, te exiges demasiado a ti mismo, no sabes decir que no y eso hace que te desbordes de trabajo, subestimas el tiempo y esfuerzo que empleas para ello. Si te has identificado con alguno de estos motivos, puede que no seas consciente, pero lo más probable es que estés saturado/a con tu trabajo.

¡Que no cunda el pánico! Es hora de frenar esta situación y volver a sentirse todo lo cómodo posible. Y para ello traigo buenas noticias: muchas veces tú mismo te has llevado a ese estado, poco a poco sin darte cuenta te has metido en tantas cosas que ahora estás desbordado. Te estarás preguntando dónde están las buenas noticias de las que hablaba, bien… pues la parte buena de todo esto es que te has dado cuenta de ello y, ahora, sabes que si tú te has metido en esta situación, también podrás salir de ella.

El siguiente paso es tomar medidas para salir del estado de saturación. La primera que se podría tomar es recapacitar sobre todo aquello que te hace sentir agobiado, identificarlo y buscar soluciones. Se me ocurren varias opciones para las causas mencionadas antes, como por ejemplo: añadir más tiempo del que crees que te llevará realizar alguna tarea, planificar con más tiempo de antelación, priorizar lo verdaderamente importante (no solo en el trabajo, en tu vida en general), aprender a decir que no, y así evitar desbordes y estrés, encontrar alguien que te ayude delegándole todo aquello que necesites etc.

No olvides que en realidad cada uno es consciente de lo que necesita, se trata de buscarlo, encontrarlo y pasar a la acción para solucionarlo.

Salir de ese estado de saturación, o de cualquier situación, depende únicamente de ti. ¡Tú decides a qué y a quién quieres dedicarle tu tiempo!.

Lo que la psicología nos enseña sobre la estructuración de un día de trabajo

Generalmente nuestra jornada laboral es consumida por una multitud de tareas. En muchas ocasiones tratamos de mejorar nuestra efectividad laboral creando listas de cosas por hacer, pero no siempre funciona.
La ciencia de la psicología ha realizado estudios para ayudarnos y nos indica que la mejor manera de incrementar nuestra productividad durante un día de trabajo, es entendiendo como funciona nuestro cerebro a lo largo del día y planificando las tareas en base a esto.
Indicaremos algunos aspectos cruciales que debemos tener en cuenta, según los psicólogos.
  • Valora las 3 primeras horas del día

Las primeras tres horas de la jornada laboral son las mas preciosas y productivas. Por lo que debes evitar desperdiciarlas revisando tu buzón de mensajes o respondiendo las peticiones de terceros.

Aprovecha estas importantes horas, y dedícalas a tareas de alta prioridad para ti y tu trabajo. También en muy importante que seas proactivo en lugar de reactivo, durante esta ventana de tiempo.

  • Piensa como un Chef

Para comenzar el día, una de las mejores opciones, según los psicólogos, es pensar como un Chef.

Los profesionales del arte culinario, preparan todos los ingredientes en las porciones y cantidades requeridas, ordenan las herramientas que necesitaran y luego proceden a elaborar el plato deseado. En pocas palabras, primero elaboran la estrategia y luego ejecutan.

  • Reconoce cuando tu mente y cuerpo necesitan descansar

Según los estudios psicológicos, nuestro cuerpo requiere descanso cada 90 minutos de trabajo. No es recomendable que expongas tu cuerpo y mente a jornadas extendidas de labor, sin el merecido descanso. Esto disminuirá tu energía el resto del día.

  • Administra tu disminución de energía de las 15:00

Nuestro cuerpo libera naturalmente una hormona llamada melatonina, lo que causa que la temperatura del cuerpo caiga y nos sintamos soñolientos. Todo esto ocurre alrededor de las 15:00 hr.

Si una mini – siesta no está dentro de tus opciones, entonces dedica ese tiempo a tareas que no requieran mucha concentración o esfuerzo mental. Programar tareas creativas también es una opción recomendada para ese período del día.

  • Fija un final a tu día de trabajo y apégate a el

Aunque es muy fácil dejarnos llevar y seguir trabajando ya fuera del horario laboral, debemos evitarlo. Si es necesario, aleja o desconecta todos los dispositivos que estén enlazados al ámbito laboral, y dedica tiempo a los otros aspectos de tu vida.

  • Programa tiempo para jugar

Los psicólogos recomiendan dedicar parte de tu día a una actividad fisica o incluso a jugar video juegos. Esto incrementa tu función cognitiva, ademas de reducir la fatiga y cansancio durante la jornada laboral.

Siguiendo los consejos de los expertos en psicología, de seguro podrás mejorar tu ritmo y efectividad. Impleméntalos y marca la pauta en tu trabajo.

Los errores más comunes en el manejo del tiempo

desk-laptop-notebook-pen

¿Sientes que el tiempo no te rinde para realizar todas tus actividades? ¿Necesitas trabajar horas extras para lograr tus entregas a tiempo? Si tus respuestas son afirmativas, eres una de las muchas personas que requieren identificar qué errores están cometiendo y rectificarlos.

La mayoría de nosotros sabemos que debemos administrar mejor nuestro tiempo para poder realizar de manera efectiva cada una de nuestras actividades. Lo que a veces se dificulta es el saber identificar qué errores estamos cometiendo al respecto.

En este artículo te comentaremos los más comunes, y algunas estrategias que te ayudarán a corregirlos. Todo ello bajo la idea de mejorar tu productividad, disminuir tu estrés y disfrutar de tiempo libre para tí.

  • No manejar una lista de tareas

La clave de la lista es priorizar las actividades que tienes pendientes por realizar. Puedes utilizar un código para establecer dicha prioridad, puede ser un código numérico, de letras o de colores, el que más te guste.

Otro aspecto que debes tener en cuenta al momento de elaborar tu lista, es el incluir tareas específicas. No definas tareas ambiguas o generales, debes asegurarte de definir tareas que te permitan avanzar sin saltarte ningún paso. Esto te ayudará a organizar tu tiempo y a no posponer tareas.

Si manejas proyectos de gran envergadura, puedes optar por utilizar un programa o software de planificación.

  • No definir metas personales

Si no cuentas con metas personales, es momento de definirlas.

El tener objetivos en el ámbito personal, es esencial para una buena administración del tiempo. Contar con metas o con un punto de llegada definido, representa un gran estímulo al momento de coordinar tus tareas, tu tiempo y tus recursos. Esto te brindará una mejor visión de cómo y en qué invertir tu tiempo para llegar a tu destino.

  • No controlar las distracciones

En promedio podemos perder 2 horas diarias de nuestro tiempo, debido a las distracciones. Este tiempo representa una gran diferencia en cuanto a nuestra efectividad.

Debemos aprender a controlar las distracciones para poder concentrarnos en nuestras tareas. Puedes bloquear tus chats o establecer tu estado actual como “Ocupado”, también puedes limitarte a recibir sólo llamadas importantes o a no recibir ninguna. Por otro lado, debes aprender a abstraer tu mente de los factores externos, y a enfocarte completamente en lo que estás ejecutando.

  • Abarcar mucho

Otro de los errores comunes, es aceptar más trabajo del que se puede manejar. Esto lejos de llevarte a ser una persona efectiva, perjudicará tu desempeño y reputación ante los clientes. Debes aprender a descartar trabajos cuando tu agenda está totalmente comprometida. Puedes manejar estas situaciones de tal manera que el cliente no se sienta rechazado, simplemente debes hacerle entender que tienes ineludibles compromisos con otros clientes.

Otra cosa que debes poner en práctica, es la delegación de tareas, en concreto tareas que no forman parte de tus principales competencias. Si cuentas con un equipo de trabajo o con un asistente virtual, distribuye las actividades según sus habilidades y destreza, esto te ayudará a alcanzar una mejor efectividad.

  • Trabajar en modo multitarea

El realizar varias tareas a la vez, no te ayuda a administrar tu tiempo. Por el contrario, te hace menos efectivo.

Dedica tu tiempo a una tarea a la vez, esto te permitirá ejecutarla de la mejor manera posible en el tiempo mínimo requerido, y podrás continuar con la siguiente tarea establecida en tu lista.

  • No tomar descansos

Cuando se está cerca del tiempo de entrega, es muy común que se decida trabajar de manera contínua sin disfrutar del descanso necesario. Esto es un gran error, el cerebro y el cuerpo requieren descansar para poder recargar energías y continuar funcionando de manera óptima.

Trata de tomar 5 minutos de descanso cada 2 horas, y asegúrate de tomarte el tiempo suficiente para alimentarte.  

  • Inefectivo programa de tarea

Algunas personas tienen un periodo del día en el que se sienten con mayor energía, y por ende suelen ser más efectivas. Identifica tu tiempo de mayor productividad y dedícalo a las tareas que requieren mayor esfuerzo. El resto de las tareas, como revisar correo o responder llamadas puedes realizarlas durante el resto del día.

Organiza tu programa de tareas de acuerdo a tu periodo de mayor energía, y aprovecha mejor tu día.

Para manejar de manera más efectiva tu tiempo, debes en primer lugar identificar los errores que estás cometiendo y rectificarlos. Esto te permitirá incrementar considerablemente tu productividad, minimizar tu estrés y disfrutar mucho más de tu tiempo!

 

¿Cómo utilizar un asistente personal para ayudar a tus padres?

Si una de tus demandantes ocupaciones es la de proveer ayuda o asistencia a tus padres, en sus diferentes gestiones, a lo mejor lo que necesitas es un asistente personal que realice algunas de estas tareas por ti, y te permita obtener un poco de tiempo libre.

Los asistentes personales se dedican a ejecutar diferentes tipos de gestiones, de manera organizada y eficiente. Realizar trámites, contactar al mejor técnico electricista, hacer un seguimiento de los medicamentos, pagar facturas al día, hasta concertar una cita médica, son algunas de las muchas tareas, que el asistente personal puede realizar.

Para disfrutar del profesionalismo de un asistente personal, solo debes seguir unos pocos pasos.

  • Elabora una lista que incluya todas y cada una de las actividades o tareas que necesitas que el asistente realice, para cubrir los requerimientos de tus padres.
  • Ten en cuenta la rutina o forma de vida de tus padres, al momento de realizar la lista de tareas para el asistente. Debes considerar las necesidades con mayor prioridad para ellos, y en función a eso darle un orden a las actividades plasmadas en el listado.
  • Debes proporcionarle al asistente personal, toda la información necesaria. Desde números telefónicos hasta direcciones, e incluso el nombre de todos y cada uno de los medicamentos que tus padres consumen, en caso de que aplique.

Con la ayuda del asistente personal, no solo le proporcionarás a tus padres el apoyo que requieren con todas sus gestiones, también podrás ganar un poco más de tiempo libre para ti.

Disfruta del tiempo con tus padres, no lo dediques solo a efectuar tareas para ellos, déjale eso a los profesionales y dedícate a compartir en familia momentos especiales.

Sonidos que estimulan tu productividad

Hay a quien le gusta trabajar con música a todo volumen, a quien le gusta el sonido de fondo de una cafetería. Otros prefieren el silencio sepulcral… ¿Cuál es el sonido que más estimula la productividad?

A la hora de trabajar, una de las cosas que más nos pueden afectar es el sonido que nos rodea. Puede ser música, las voces de nuestros compañeros, el sonido distante de la calle, una televisión encendida… El caso es que no se puede decir que un sonido sea mejor que otro a la hora de trabajar porque cada uno evoca sensaciones muy distintas dependiendo de la persona.

Sí que hay algunas indicaciones de por donde no debemos ir. Por ejemplo, si nos ponemos con una tarea que requiere mucha concentración, la opinión de que no debemos tener una música con letra de fondo está bastante extendida porque nos puede distraer. Pero insisto que esto es un asunto en el que el gusto personal juega un papel fundamental.

3 maneras de encontrar tu sonido productivo

Noisli

Una app que nos puede ayudar a encontrar ese sonido que haga que nuestra productividad suba como un cohete es Noisli. No se trata de música sino de sonidos cotidianos que nos pueden inducir tanto paz como concentración. Es gratuita y nos permite experimentar hasta encontrar el sonido adecuado para nosotros.

http://www.noisli.com/

Spotify

También Spotify ofrece sus playlists especializados en concentración y productividad con muchos tipos distintos de música desde rock hasta techno pasando por el jazz y la música clásica.

http://www.spotify.com/

YouTube

Y siempre nos quedará YouTube en donde encontraremos incontables vídeos de música para concentrarse de horas y horas de duración.

https://www.youtube.com/results?search_query=productivity+music

5 consejos para mejorar tu lista de tareas

¿Cómo gestionas tus tareas? ¿Prefieres una app o una agenda? ¿Tienes algún método de productividad? A nosotros nos apasiona la productividad y, después de probar muchas apps y muchos métodos de gestión de tareas, estas son las conclusiones a las que hemos llegado.

La lista de tareas, escrita en un papel, en nuestra agenda o en nuestro calendario electrónico, es una de las herramientas de productividad más poderosas de las que disponemos. Pero con tantos métodos de productividad que van y vienen y con la influencia de las cientos de apps que surgen cada año en este campo, nos acabamos haciendo un lío sobre qué es lo más efectivo a la hora de crear y mantener una  lista de tareas. Es hora de volver a los orígenes.

En este mismo blog compartimos muchos hacks y métodos de productividad, pero llega un momento en el que nos sentimos sobrepasados y gastamos más tiempo haciendo que nuestras listas de tareas cumplan con todos los requisitos, que realmente sacando trabajo adelante.

Mucha gente piensa que las listas de tareas son una pérdida de tiempo y que realmente lo único que te producen es una sensación constante de culpabilidad por la imposibilidad de terminar todo lo planeado cada día. Otros piensan que basta con hacer una nota mental de lo que tenemos que hacer y que nuestra memoria es la mejor app. Pero nosotros creemos que con la actitud adecuada, una lista de tareas puede ser un arma de productividad muy poderosa.

El acto de escribir nuestras tareas sobre papel o sobre la pantalla de un tablet o móvil hace que estemos menos estresados porque de ese modo nos aseguramos de que no nos vamos a olvidar nada, y cuando haya terminado con una tarea, me podré poner con la siguiente sin tener que estrujarme el cerebro pensando cuál es la siguiente en mi orden de prioridades. Además, las listas son perfectas para esas tareas pequeñas en importancia que se nos pueden escapar pero que realmente no tenemos más remedio que hacer como pagar facturas, llamar a atención al cliente, presentar la declaración de la renta.

Pero ¿cómo podemos conseguir que nuestra lista de tareas sea una herramienta efectiva? ¿cómo evitar que se vuelva un trabajo en sí misma?

1 Escoge la plataforma adecuada

¿Cuántas apps de gestión de tareas has probado en los últimos años? Si la respuesta es más de 3, son demasiadas. Escoge una y no la cambies. No debería ser demasiado difícil elegir una que sirva para los aparatos que usas. Si no te gusta ninguna app, el papel y el boli de toda la vida son una gran alternativa.

2 Divide tus proyectos en tareas accionables

Una de los mayores motivos por los que las listas de tareas fallan es porque las tareas son demasiado generales. Por ejemplo, imagina que tienes que crear una página web y pones la tarea tal cual en tu lista “Hacer página web”. Cuando llegue el momento de llevar a cabo la tarea, no sabrás por donde empezar porque “hacer una página web” no es una tarea sino un proyecto y es necesario dividirlo en acciones paso a paso como por ejemplo “elegir plataforma para crear página web”, “crear una lista de cinco diseñadores de páginas web y pedir presupuesto”, “contratar alojamiento web en Bluehost”. De este modo, cada tarea no nos resulta tan temible porque se trata de una acción sencilla a llevar a cabo, no de todo un proyecto.

3 Mantén la lista corta

No acumules tareas y más tareas en la lista. Eso también es una receta para que nos sintamos abrumados y optemos por enterrar la cabeza en la arena en lugar de ponernos manos a la obra. Cuanto más corta sea la lista, más te podrás enfocar en el presente y en lo que tienes por delante.

4 Si algo no es para hoy, ponlo en el calendario

Si una tarea no es para hoy, no la incluyas en la lista. Ponla en el calendario y despreocúpate para que no esté gastando preciosos recursos en tu cerebro.

5 Completa todas las tareas programadas para el día

Ahora que ya tienes tu estupenda lista de tareas preparada, es hora de completarla cada día. Ponle un símbolo de “listo” a cada tarea que termines y no te apartes de los principios que recogemos más arriba. Haz de ellos un hábito constante.

El principio de Pareto

El principio de Pareto dice que en la mayor parte de las situaciones el 80% de las consecuencias proviene del 20% de las causas. Este principio puede ser usado como base para gestionar nuestro tiempo y enfocarnos en las tareas que realmente marcan la diferencia.

El principio de Pareto ha sido aplicado a muchas actividades, sobre todo en el mundo financiero en el que se suele poner como ejemplo a Warren Buffet cuya fortuna proviene de una pequeña parte de su amplia cartera de inversiones.

¿Cómo podemos aplicar el principio de Pareto a nuestra vida cotidiana? Podemos hacerlo identificando aquellas cosas vitales que contribuyen en mayor medida a la consecución de nuestros objetivos y cortar o externalizar las restantes. Una vez que identifiques ese 20% de tareas que realmente marcan la diferencia en tu trabajo y en tu vida, redistribuye los recursos para dedicarles más a estas tareas y retíraselos a aquellas que son menos importantes.

TaskMeNot es un servicio especialmente diseñado para liberarte de ese 80% de tareas que te impiden enfocarte en ese otro 20% de tareas que son más productivas para ti.

Una manera de establecer tus prioridades cada semana es hacer una lista de tareas por hacer, agruparlas por categorías y luego ordenarlas por orden de importancia. Esas que queden abajo es tú 80% no productivo y de esas nos podemos hacer cargo nosotros.

Crea un blog o un sitio web gratuitos con WordPress.com.

Subir ↑