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Mejora tu productividad con la Técnica Pomodoro

La Técnica de Pomodoro, inventada en 1980 por Francesco Cirillo y que lleva por nombre “tomate” debido a que su creador utilizó un temporizador de cocina en forma de tomate,  permite dividir tu tiempo de forma sencilla y eficaz para realizar el máximo de tareas durante el día sin perder tiempo y tomando descanso para despejar la mente y relajarse. A continuación, te contamos todo lo que debes saber para comenzar a aplicar esta técnica en tu vida.

¿Cómo funciona la técnica de Pomodoro?

El proceso de esta técnica es sencillo, deberás dividir tu tiempo en bloques de 25, 5 y 15 minutos  de la siguiente manera: comenzarás trabajando durante 25 minutos corridos sin distracción alguna, este tiempo es el llamado Pomodoro. Una vez finalizado un Pomodoro, tendrás un descanso de 5 minutos, sin levantarte de tu lugar de trabajo, de esta forma evitas durar más tiempo de lo indicado. Luego de que realices una serie de 4 Pomodoros, lo que equivale a 100 minutos de trabajo, podrás tomar un descanso de 15 minutos y esta vez si puedes alejarte de tu lugar de trabajo. Recuerda cumplir con los descansos indicados, esta es la clave de la productividad, ya que logras mantener tu cerebro activo, pero sin agotarlo, culminando así la mayor cantidad de asignaciones  que tengas durante el día.

Consejos para lograr mejores resultados al aplicar la técnica

  • Ya que conoces la duración de un Pomodoro, haz un estimado de cuantos necesitas para culminar una actividad.
  • Luego de saber cuántos Pomodoros te tomara cada actividad, anota cuáles son las tareas que vas a realizar según el tiempo que dispongas para aplicar la técnica.
  • Aleja todas las distracciones externas que puedan hacer que pierdas tiempo de tu Pomodoro, en caso de que suceda recupera los minutos perdidos en tus descansos, pero sin omitirlos.
  • Cada vez que culmines con una tarea, dedica unos minutos para revisar tu trabajo.

Utiliza un Pomodoro inteligente

Aunque puedes utilizar un temporizador de cocina como lo hizo su creador, hoy en día existen aplicaciones especializadas para esta técnica que puedes obtener en tus dispositivos móviles. En caso de que no desees instalar un programa puedes utilizar la aplicación web  gratuita Marinara Timer, la cual te permitirá controlar de forma personalizada tus Pomodoros con las alarmas que te indican que es hora de tomar un descanso. También hay otras opciones sencillas como el Moosti, Focus Booster y  Tomato Timer, que tienen aplicaciones para Windows, Linux y OS X.

Otra opción más completa seria Team Viz, esta aplicación que puedes descargar también en tu móvil iOS o Android, te permite administrar tus tareas como un profesional ya que tendrás la posibilidad de ver las estadísticas de progreso. Si tienes Android te recomendamos It’s Pomodor Time y CleanFocus, ambas son muy fáciles de usar y son gratuitas. Y si usas iOS, puedes pagar por la aplicación Pomodoro Timer que tiene un valor de US$1.99 o si deseas una versión gratuita, también existe Flat Tomato.

¡Ya sabes qué puedes hacer para incrementar tus niveles de productividad, simplemente haciendo uso adecuado y equilibrado de tu valioso tiempo!

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¡No voy a perder más mi tiempo!

Siempre tenemos en mente la pregunta de “¿Qué he de hacer para ser más eficaz y no tener la sensación de estar perdiendo el tiempo?”, así que nos pusimos a investigar y hemos encontrado una serie de consejos:

  1.  LO MÁS FÁCIL PRIMERO

Aunque se logra una mayor productividad cuando comenzamos por las tareas desagradables o difíciles, los psicólogos recomiendan que, si nos cuesta trabajo comenzar, comencemos por lo menos complicado.

Empezar se nos hace muy cuesta arriba, parece más difícil de lo que realmente es, pero la realidad es que una vez das el primer paso y lo superas tu cerebro toma una especie de impulso que le permite trabajar con mayor efectividad. Al realizar una lista de prioridades y de los pasos a seguir, tu cerebro se liberará de mucha presión.

  1. BURLA A TU CONCIENCIA

Engaña a tu cerebro de esta forma para que las tareas más difíciles sean menos aterradoras y, de esta forma, sentirse así más tranquilo:

En lugar de pensar “tengo que terminar tal tarea tan complicada”, piensa “debo enviar un correo”, y después “debo realizar la plantilla”. Así sucesivamente, paso a paso. Se trata de que no le repitas a tu cerebro la frase que revela la gran magnitud de la tarea a realizar, simplifícalo.

  1. SÉ COMPASIVO CONTIGO MISMO

Tal vez pienses que debes ser súper estricto contigo mismo. Pero la ciencia recomienda que te lo tomes con calma, que no te reprendas ni te martirices. Ser compasivo contigo te ayudará a aprovechar mejor el tiempo.

Date tregua, así tu cerebro registrará menos presión y podrá gestionar todo con más calma y eficiencia.

  1. TEN UNA BUENA RAZÓN

Siempre es más fácil realizar tareas que nos gustan, en las que confiamos y de las que estamos convencidos. Por eso, si te está costando trabajo comenzar, puedes dedicarle unos minutos a plantearte por qué vale la pena hacerlo, por qué es importante cumplir con ciertos propósitos. Convéncete.

La ciencia y muchos doctores recomiendan buscar un porqué más íntimo, eso genera una ambición personal que te ayuda y motiva para alcanzar ese objetivo.

Estos consejos nos parecen prácticos y aceptables, pero falta uno muy importante.

  1.  CONFIAR Y DELEGAR

Intentamos acarrear con todo, estar en todos los lados, y no utilizamos adecuadamente las herramientas que hoy en día tenemos.  Utiliza mejor el tiempo encontrando quien te puede ayudar y confía delegando esas tareas, así tendrás más tiempo para lo que es realmente importante.

Por último…Si deseas que salga todo bien, piensa en que todo saldrá bien, y todo saldrá bien.

Esperamos que pruebes estos consejos tan simples y te sirvan tanto como a nosotros. Ya nada podrá contigo, ¡a por ello!

La saturación por trabajo y como gestionarla

La saturación con su trabajo es algo que le suele pasar a mucha gente. Ésta puede ser causada por diversos motivos, como por ejemplo: haces muchas cosas al mismo tiempo, te exiges demasiado a ti mismo, no sabes decir que no y eso hace que te desbordes de trabajo, subestimas el tiempo y esfuerzo que empleas para ello. Si te has identificado con alguno de estos motivos, puede que no seas consciente, pero lo más probable es que estés saturado/a con tu trabajo.

¡Que no cunda el pánico! Es hora de frenar esta situación y volver a sentirse todo lo cómodo posible. Y para ello traigo buenas noticias: muchas veces tú mismo te has llevado a ese estado, poco a poco sin darte cuenta te has metido en tantas cosas que ahora estás desbordado. Te estarás preguntando dónde están las buenas noticias de las que hablaba, bien… pues la parte buena de todo esto es que te has dado cuenta de ello y, ahora, sabes que si tú te has metido en esta situación, también podrás salir de ella.

El siguiente paso es tomar medidas para salir del estado de saturación. La primera que se podría tomar es recapacitar sobre todo aquello que te hace sentir agobiado, identificarlo y buscar soluciones. Se me ocurren varias opciones para las causas mencionadas antes, como por ejemplo: añadir más tiempo del que crees que te llevará realizar alguna tarea, planificar con más tiempo de antelación, priorizar lo verdaderamente importante (no solo en el trabajo, en tu vida en general), aprender a decir que no, y así evitar desbordes y estrés, encontrar alguien que te ayude delegándole todo aquello que necesites etc.

No olvides que en realidad cada uno es consciente de lo que necesita, se trata de buscarlo, encontrarlo y pasar a la acción para solucionarlo.

Salir de ese estado de saturación, o de cualquier situación, depende únicamente de ti. ¡Tú decides a qué y a quién quieres dedicarle tu tiempo!.

¿Cómo utilizar un asistente personal para ayudar a tus padres?

Si una de tus demandantes ocupaciones es la de proveer ayuda o asistencia a tus padres, en sus diferentes gestiones, a lo mejor lo que necesitas es un asistente personal que realice algunas de estas tareas por ti, y te permita obtener un poco de tiempo libre.

Los asistentes personales se dedican a ejecutar diferentes tipos de gestiones, de manera organizada y eficiente. Realizar trámites, contactar al mejor técnico electricista, hacer un seguimiento de los medicamentos, pagar facturas al día, hasta concertar una cita médica, son algunas de las muchas tareas, que el asistente personal puede realizar.

Para disfrutar del profesionalismo de un asistente personal, solo debes seguir unos pocos pasos.

  • Elabora una lista que incluya todas y cada una de las actividades o tareas que necesitas que el asistente realice, para cubrir los requerimientos de tus padres.
  • Ten en cuenta la rutina o forma de vida de tus padres, al momento de realizar la lista de tareas para el asistente. Debes considerar las necesidades con mayor prioridad para ellos, y en función a eso darle un orden a las actividades plasmadas en el listado.
  • Debes proporcionarle al asistente personal, toda la información necesaria. Desde números telefónicos hasta direcciones, e incluso el nombre de todos y cada uno de los medicamentos que tus padres consumen, en caso de que aplique.

Con la ayuda del asistente personal, no solo le proporcionarás a tus padres el apoyo que requieren con todas sus gestiones, también podrás ganar un poco más de tiempo libre para ti.

Disfruta del tiempo con tus padres, no lo dediques solo a efectuar tareas para ellos, déjale eso a los profesionales y dedícate a compartir en familia momentos especiales.

El principio de Pareto

El principio de Pareto dice que en la mayor parte de las situaciones el 80% de las consecuencias proviene del 20% de las causas. Este principio puede ser usado como base para gestionar nuestro tiempo y enfocarnos en las tareas que realmente marcan la diferencia.

El principio de Pareto ha sido aplicado a muchas actividades, sobre todo en el mundo financiero en el que se suele poner como ejemplo a Warren Buffet cuya fortuna proviene de una pequeña parte de su amplia cartera de inversiones.

¿Cómo podemos aplicar el principio de Pareto a nuestra vida cotidiana? Podemos hacerlo identificando aquellas cosas vitales que contribuyen en mayor medida a la consecución de nuestros objetivos y cortar o externalizar las restantes. Una vez que identifiques ese 20% de tareas que realmente marcan la diferencia en tu trabajo y en tu vida, redistribuye los recursos para dedicarles más a estas tareas y retíraselos a aquellas que son menos importantes.

TaskMeNot es un servicio especialmente diseñado para liberarte de ese 80% de tareas que te impiden enfocarte en ese otro 20% de tareas que son más productivas para ti.

Una manera de establecer tus prioridades cada semana es hacer una lista de tareas por hacer, agruparlas por categorías y luego ordenarlas por orden de importancia. Esas que queden abajo es tú 80% no productivo y de esas nos podemos hacer cargo nosotros.

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