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¿Sientes que el tiempo no te rinde para realizar todas tus actividades? ¿Necesitas trabajar horas extras para lograr tus entregas a tiempo? Si tus respuestas son afirmativas, eres una de las muchas personas que requieren identificar qué errores están cometiendo y rectificarlos.

La mayoría de nosotros sabemos que debemos administrar mejor nuestro tiempo para poder realizar de manera efectiva cada una de nuestras actividades. Lo que a veces se dificulta es el saber identificar qué errores estamos cometiendo al respecto.

En este artículo te comentaremos los más comunes, y algunas estrategias que te ayudarán a corregirlos. Todo ello bajo la idea de mejorar tu productividad, disminuir tu estrés y disfrutar de tiempo libre para tí.

  • No manejar una lista de tareas

La clave de la lista es priorizar las actividades que tienes pendientes por realizar. Puedes utilizar un código para establecer dicha prioridad, puede ser un código numérico, de letras o de colores, el que más te guste.

Otro aspecto que debes tener en cuenta al momento de elaborar tu lista, es el incluir tareas específicas. No definas tareas ambiguas o generales, debes asegurarte de definir tareas que te permitan avanzar sin saltarte ningún paso. Esto te ayudará a organizar tu tiempo y a no posponer tareas.

Si manejas proyectos de gran envergadura, puedes optar por utilizar un programa o software de planificación.

  • No definir metas personales

Si no cuentas con metas personales, es momento de definirlas.

El tener objetivos en el ámbito personal, es esencial para una buena administración del tiempo. Contar con metas o con un punto de llegada definido, representa un gran estímulo al momento de coordinar tus tareas, tu tiempo y tus recursos. Esto te brindará una mejor visión de cómo y en qué invertir tu tiempo para llegar a tu destino.

  • No controlar las distracciones

En promedio podemos perder 2 horas diarias de nuestro tiempo, debido a las distracciones. Este tiempo representa una gran diferencia en cuanto a nuestra efectividad.

Debemos aprender a controlar las distracciones para poder concentrarnos en nuestras tareas. Puedes bloquear tus chats o establecer tu estado actual como “Ocupado”, también puedes limitarte a recibir sólo llamadas importantes o a no recibir ninguna. Por otro lado, debes aprender a abstraer tu mente de los factores externos, y a enfocarte completamente en lo que estás ejecutando.

  • Abarcar mucho

Otro de los errores comunes, es aceptar más trabajo del que se puede manejar. Esto lejos de llevarte a ser una persona efectiva, perjudicará tu desempeño y reputación ante los clientes. Debes aprender a descartar trabajos cuando tu agenda está totalmente comprometida. Puedes manejar estas situaciones de tal manera que el cliente no se sienta rechazado, simplemente debes hacerle entender que tienes ineludibles compromisos con otros clientes.

Otra cosa que debes poner en práctica, es la delegación de tareas, en concreto tareas que no forman parte de tus principales competencias. Si cuentas con un equipo de trabajo o con un asistente virtual, distribuye las actividades según sus habilidades y destreza, esto te ayudará a alcanzar una mejor efectividad.

  • Trabajar en modo multitarea

El realizar varias tareas a la vez, no te ayuda a administrar tu tiempo. Por el contrario, te hace menos efectivo.

Dedica tu tiempo a una tarea a la vez, esto te permitirá ejecutarla de la mejor manera posible en el tiempo mínimo requerido, y podrás continuar con la siguiente tarea establecida en tu lista.

  • No tomar descansos

Cuando se está cerca del tiempo de entrega, es muy común que se decida trabajar de manera contínua sin disfrutar del descanso necesario. Esto es un gran error, el cerebro y el cuerpo requieren descansar para poder recargar energías y continuar funcionando de manera óptima.

Trata de tomar 5 minutos de descanso cada 2 horas, y asegúrate de tomarte el tiempo suficiente para alimentarte.  

  • Inefectivo programa de tarea

Algunas personas tienen un periodo del día en el que se sienten con mayor energía, y por ende suelen ser más efectivas. Identifica tu tiempo de mayor productividad y dedícalo a las tareas que requieren mayor esfuerzo. El resto de las tareas, como revisar correo o responder llamadas puedes realizarlas durante el resto del día.

Organiza tu programa de tareas de acuerdo a tu periodo de mayor energía, y aprovecha mejor tu día.

Para manejar de manera más efectiva tu tiempo, debes en primer lugar identificar los errores que estás cometiendo y rectificarlos. Esto te permitirá incrementar considerablemente tu productividad, minimizar tu estrés y disfrutar mucho más de tu tiempo!

 

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