¿Cómo gestionas tus tareas? ¿Prefieres una app o una agenda? ¿Tienes algún método de productividad? A nosotros nos apasiona la productividad y, después de probar muchas apps y muchos métodos de gestión de tareas, estas son las conclusiones a las que hemos llegado.

La lista de tareas, escrita en un papel, en nuestra agenda o en nuestro calendario electrónico, es una de las herramientas de productividad más poderosas de las que disponemos. Pero con tantos métodos de productividad que van y vienen y con la influencia de las cientos de apps que surgen cada año en este campo, nos acabamos haciendo un lío sobre qué es lo más efectivo a la hora de crear y mantener una  lista de tareas. Es hora de volver a los orígenes.

En este mismo blog compartimos muchos hacks y métodos de productividad, pero llega un momento en el que nos sentimos sobrepasados y gastamos más tiempo haciendo que nuestras listas de tareas cumplan con todos los requisitos, que realmente sacando trabajo adelante.

Mucha gente piensa que las listas de tareas son una pérdida de tiempo y que realmente lo único que te producen es una sensación constante de culpabilidad por la imposibilidad de terminar todo lo planeado cada día. Otros piensan que basta con hacer una nota mental de lo que tenemos que hacer y que nuestra memoria es la mejor app. Pero nosotros creemos que con la actitud adecuada, una lista de tareas puede ser un arma de productividad muy poderosa.

El acto de escribir nuestras tareas sobre papel o sobre la pantalla de un tablet o móvil hace que estemos menos estresados porque de ese modo nos aseguramos de que no nos vamos a olvidar nada, y cuando haya terminado con una tarea, me podré poner con la siguiente sin tener que estrujarme el cerebro pensando cuál es la siguiente en mi orden de prioridades. Además, las listas son perfectas para esas tareas pequeñas en importancia que se nos pueden escapar pero que realmente no tenemos más remedio que hacer como pagar facturas, llamar a atención al cliente, presentar la declaración de la renta.

Pero ¿cómo podemos conseguir que nuestra lista de tareas sea una herramienta efectiva? ¿cómo evitar que se vuelva un trabajo en sí misma?

1 Escoge la plataforma adecuada

¿Cuántas apps de gestión de tareas has probado en los últimos años? Si la respuesta es más de 3, son demasiadas. Escoge una y no la cambies. No debería ser demasiado difícil elegir una que sirva para los aparatos que usas. Si no te gusta ninguna app, el papel y el boli de toda la vida son una gran alternativa.

2 Divide tus proyectos en tareas accionables

Una de los mayores motivos por los que las listas de tareas fallan es porque las tareas son demasiado generales. Por ejemplo, imagina que tienes que crear una página web y pones la tarea tal cual en tu lista “Hacer página web”. Cuando llegue el momento de llevar a cabo la tarea, no sabrás por donde empezar porque “hacer una página web” no es una tarea sino un proyecto y es necesario dividirlo en acciones paso a paso como por ejemplo “elegir plataforma para crear página web”, “crear una lista de cinco diseñadores de páginas web y pedir presupuesto”, “contratar alojamiento web en Bluehost”. De este modo, cada tarea no nos resulta tan temible porque se trata de una acción sencilla a llevar a cabo, no de todo un proyecto.

3 Mantén la lista corta

No acumules tareas y más tareas en la lista. Eso también es una receta para que nos sintamos abrumados y optemos por enterrar la cabeza en la arena en lugar de ponernos manos a la obra. Cuanto más corta sea la lista, más te podrás enfocar en el presente y en lo que tienes por delante.

4 Si algo no es para hoy, ponlo en el calendario

Si una tarea no es para hoy, no la incluyas en la lista. Ponla en el calendario y despreocúpate para que no esté gastando preciosos recursos en tu cerebro.

5 Completa todas las tareas programadas para el día

Ahora que ya tienes tu estupenda lista de tareas preparada, es hora de completarla cada día. Ponle un símbolo de “listo” a cada tarea que termines y no te apartes de los principios que recogemos más arriba. Haz de ellos un hábito constante.

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